„Wenn hoher Qualitätsanspruch und Praxisrealität auseinanderlaufen“

Wie Dr. Umhau mit hoher Patientenzahl Struktur und Sicherheit im Praxisalltag gewinnt.

Kundengeschichte Dr. Guido Umhau

HNO · Einzelpraxis · Legau (Allgäu)

Kurzprofil

Dr. Guido Umhau ist Hals-Nasen-Ohrenarzt in Legau im Allgäu (Bayern).

Die Praxis ist rein konservativ, ohne operative Eingriffe, mit sehr hohem Patientenaufkommen von über 3.000 Fällen pro Quartal.

Medizin liegt bei Dr. Umhau in der Familie – bereits sein Vater, Opa und Onkel waren HNO-Ärzte.

Gearbeitet wird als Einzelpraxis mit schlankem Team und stark digitalem Fokus.

Ausgangslage: Wenn Dokumentation nicht mehr mithält

Vor Sikia erfolgte die Dokumentation klassisch während des Gesprächs. Dr. Umhau tippte parallel zum Patientenkontakt selbst in das Praxisverwaltungssystem, oft unter starkem Zeitdruck.

Aus Sicht von Dr. Umhau konnte die Dokumentation seinem eigenen Qualitätsanspruch im Praxisalltag nicht durchgehend gerecht werden.

Bei dieser hohen Patientenzahl blieb sie zwangsläufig stichpunktartig – ausreichend, um weiterzuarbeiten, aber nicht immer ausreichend, um Fälle später schnell, konsistent und im eigenen Anspruch vollständig nachzuvollziehen.

„Ich und mein Team haben meine eigene Dokumentation teilweise nicht mehr verstanden.“

Das führte zu realen Problemen:

  • Unklarheiten bei Wiedervorstellungen

  • Wichtige Informationen wurden nicht immer dokumentiert

  • Erhöhter organisatorischer Druck eine Nachvollziehbarkeit zu gewährleisten

„Die Dokumentation konnte meinem eigenen Anspruch über längere Zeit nicht vollständig gerecht werden.“

Die Suche nach einer Lösung

Um den eigenen Qualitätsanspruch dauerhaft im Alltag umzusetzen, brauchte es eine neue Lösung. Dr. Umhau suchte früh nach Alternativen. Klassische Textbausteine im PVS erwiesen sich jedoch als Sackgasse.

„Das war eine absolute Katastrophe. Nicht intuitiv, nicht praktikabel.“

Am jährlichen HNO-Kongress in Mannheim – und zusätzlich über den Austausch mit einem Kollegen – wurde er auf Sikia aufmerksam. Entscheidend war für ihn, dass die Lösung konsequent für HNO-Praxen entwickelt wurde.

Skepsis gegenüber KI

Vor Sikia hatte Dr. Umhau wenige Berührungspunkte mit KI. Tools wie ChatGPT nutzte er wenig, und das Thema war eher mit Zurückhaltung verbunden.

„Ich habe mich dem Thema KI durch Sikia erst geöffnet.“

Die größte Überraschung: Zuverlässigkeit, insbesondere bei Audioaufnahmen und regionalen Dialekten. Die Fälle, die er im letzten Monat korrigieren musste kann er an einer Hand abzählen.

„Ich dachte, das mit der Aufnahme und dem Allgäuer Dialekt wird eine Katastrophe. Das Gegenteil war der Fall.“

Nutzung im Alltag: Sikia als zentrales Arbeitswerkzeug

Heute nutzt Dr. Umhau Sikia bei jedem einzelnen Patienten.

Während das klassische PVS im Hintergrund bleibt, ist Sikia das führende System im Behandlungsraum.

Der Ablauf:

  • Patient wird aufgerufen

  • Gespräch läuft, Sikia dokumentiert

  • Die Dokumentation wird kurz geprüft

  • Mit einem Klick geht alles ins PVS

  • Ein Arztbrief kann anschließend automatisch mit einem Klick generiert werden

„Der Brief ist fertig, bevor der Patient die Tür zugemacht hat.“

Wirkung: Struktur, Sicherheit und Skalierbarkeit

Die Einführung von Sikia hat den Praxisalltag fundamental verändert:

  • Dem eigenen Anspruch gerecht
    Konsistente und nachvollziehbare Dokumentation im Einklang mit dem eigenen Qualitätsanspruch

  • Zeitersparnis
    Dokumentation dauert heute ca. 30 Sekunden statt 5 Minuten – ein entscheidender Faktor bei hohen Patientenzahlen.

  • Automatisierbare Arztbriefe
    Nachdem die Dokumentation in das PVS übertragen wurde kann mit einem Klick der Arztbrief erstellt werden.

  • Strukturierte Abläufe im Team
    Die Dokumentation ist für alle im Team nachvollziehbar. Das reduziert Missverständnisse.

„Ich habe heute das Gefühl, dass alles sauber dokumentiert ist.“

Mehrwert für die Praxis

Besonders wertvoll ist für Dr. Umhau das Gefühl von Struktur und Sicherheit im Praxisalltag.

„Bei einer hohen Patientenzahl braucht es ein System wie Sikia, um den eigenen Dokumentationsanspruch zuverlässig einzuhalten.“


Auch wirtschaftlich rechnet sich die Lösung klar:

„Die monatlichen Kosten habe ich wahrscheinlich in zwei Tagen wieder drin.“

Patientenperspektive: Überraschend positiv

Eine anfängliche Sorge – wie Patient:innen auf ein Mikrofon reagieren – hat sich nicht bestätigt.

„Es gibt wenig Bedenken. Im Gegenteil: Die Gespräche sind für beide Seiten angenehmer.“

Mehr Blickkontakt, weniger Tippen. Das wird von Patient:innen als klarer Qualitätsgewinn wahrgenommen.

Empfehlung

Dr. Umhau empfiehlt Sikia uneingeschränkt, insbesondere für Praxen in unterversorgten Regionen, die viele Patienten haben.

„Wenn wir mehr Patienten versorgen wollen, geht das ohne Systeme wie Sikia nicht.“